Mallory Qiu

第三章：第一阶段：“空间”整理术——设定优先排序

空间整理的目的，在于创造舒适的工作环境

-彻底整理，规避风险

-通过身体力行，感受整理成效

“只要整理得宜，处于一览无余的状态，就没有自己无法掌握的事物。如此一来，工作效率自然提升，亦能规避风险。”

从随身包的整理开始

-里面真的都是必需物吗？

-促进轻量化的手机

-“空手”带来出乎意料的解放感

“舍弃”的勇气将雕琢价值观

-舍弃是与“不安”的战斗

-若要舍弃，必须设定优先排序

1、将物品一字排开

2、设定优先排序

3、舍弃无用之物

-舍弃也是与“暂且”的战斗

并不是因为功能强就一定需要，而是应该依“时间、地点、场合”考虑其必要性

创造最佳的班工作环境

-一旦决定物品的固定位置，就变得容易掌握

-举棋不定时，请比较功能类似的物品

（笔应该定期进行update，比如一月一次的“更新日”）

Staedtler 制图自动铅笔：修正设计草稿

Mont blanc 蓝色钢笔：写信或简短消息

Lamy 红色钢笔：大幅修改图稿或草稿

Sharpie 黑色马克笔：随手打稿

-文件或数据只保留最终版本

（不但要减少现在进行式的文件，旧项目的数据也要在结案后立刻整理，决定该舍弃或保留。即使决定保留，仍必须先轻量化）

-柜子的多余空间可充当临时避难所

“人类的精神极易受视觉左右。”

-名片的整理分类方法

 

虚拟空间也是简单至上

1、档案的命名最为重要

“总之，要简化整理系统！”

-最重要的是档案夹和档案的命名方式

-另一个重点则是标示的统一。不但关键词统一，也更容易搜寻

2、计算机内也要规划自由空间

-邮件的整理也不容小觑。按照项目制作档案夹，加以分类。

（关键在于每次检查完新邮件后，就要立刻处理）

-分类、删除、回复

-计算机内也要规划避难场所的自由空间，集中无法分类的方案

“不是因为忙碌而疏于整理，是为了提升工作效率而主动整理。”

“人类若是缺乏理由，就很难采取行动，事先订下这类重振精神的日子，就比较容易顺利进行。”

利用“框架”提升办公环境的舒适度

1、援用虚拟空间的办公室空间整理术

-学习网络上的“数字化”规格，制作“相同种类的箱子化“。

不同箱子放入不同种类的物品：

1、已完成的工作：项目的成品

2、进行中的工作：执行中的项目的相关物品

3、ETC（自行预计完成时间）：难以归类的物品

4、个人作品集

5、画材

6、避难用品

-设定优先排序，身边只摆放较常使用的东西

2、一旦决定“外框”，就能掌握整体印象

-这个系统基于“办公室的信息共享化”这个观点，契机则是出于“想要建立所有员工可以共享相同物品的架构”。

-一旦物品从视线里消失，就能感受到真正重要的事物。

亲身学习辨别重要事物

要点总结：

1、前提是确立“通过营造清爽空间，提升工作效率、规避风险”的积极目标。

2、整理是一场与自身“不安”和“暂且”心态的战斗。若想打赢这场硬仗，必须有“舍弃”的勇气。为了决定舍弃的物品，势必得先设定优先排序。严密地自问自答，再依时间轴区分，丢弃排名较低的物品。

3、若要避免辛苦整理好的东西再度增加，必须定期重新检视（更新）。电子邮件这类一旦置之不理就会暴增的东西，一定要当场处理。

4、为了让眼前的工作环境更清爽，物品要放在固定位置，用完立刻归位。不妨设置一个充当避难场所的“自由空间”，安置无法立刻整理的东西。

5、通过决定外框、统一规格，让分类更加简单明了。如此不但可将不同种类的东西收拾干净，而且是容易掌握的简约系统。